Comment devenir Secrétaire administratif

Le secrétaire administratif est chargé de gérer les tâches administratives d’un service au sein d’une entreprise ou d’un organisme public. Très polyvalent, c’est un professionnel recherché dans tous les domaines d’activité, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou de la Fonction Publique. Ses missions sont variées et nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. Le secrétaire administratif travaille principalement sur la gestion administrative d’un service et peut être au contact du public ou des partenaires de l’entreprise qui l’emploie.

Présentation du métier

• Niveau d’études ou diplôme minimum : Bac
• Études en alternance : Alternance possible
• Salaire débutant : 1 678 € brut par mois
• Statut : Fonctionnaire, salarié, travailleur indépendant
• Métiers associés : Assistant administratif, Assistant de gestion, Adjoint de direction, Agent d’accueil
• Secteur d’activité : Comptabilité et gestion, Accueil, Secrétariat

Le secrétaire administratif assure des fonctions de support pour les sociétés et les établissements de la fonction publique. Même si ses tâches se concentrent sur la gestion administrative d’un service, il reste très polyvalent. Il réalise la saisie de données sur des documents ou sur des logiciels et assure l’accueil téléphonique et physique du public. Il rédige également des documents tels que les comptes-rendus de réunion ou les contrats.

Selon ses postes, le métier de secrétaire administratif peut effectuer des tâches d’assistant de direction comme la gestion des rendez-vous et du planning de son supérieur, l’organisation de réunions ou encore la préparation de dossiers. S’il est doté de compétences comptables, il suit les paiements, traite les factures et prépare le budget.

Missions

• Assurer la gestion administrative d’un service : Dans une entreprise, auprès d’un travailleur indépendant ou dans un ministère, le secrétaire administratif se charge des tâches administratives courantes (réception des appels, réponse aux courriels, rédaction de documents, tri et distribution du courrier, préparation et classement des dossiers…).
• Gérer l’organisation d’un service : Le secrétaire administratif organise les réunions de service en réservant des salles et en convoquant les participants. Chargé du planning, il planifie les rendez-vous ou les annule selon les informations qu’il recueille. En outre, il peut être amené à former et superviser des adjoints administratifs dans la fonction publique.
• Effectuer des tâches relatives à la comptabilité : Le secrétaire administratif peut assurer des fonctions d’aide-comptable. Il ne se substitue pas au comptable qui, lui, peut passer des écritures comptables. Ses missions consistent à réaliser l’émission et la gestion des factures, l’envoi de relances en cas d’impayés et la réception des paiements. Il peut également participer à l’établissement des comptes annuels, des documents fiscaux ou des bulletins de paie.

Qualités et compétences

• Savoir rédiger : Le secrétaire administratif passe beaucoup de temps à communiquer à travers ses différentes missions. Il doit donc posséder d’excellentes compétences rédactionnelles et connaître les règles de conjugaison, de grammaire et d’orthographe. Il maîtrise les principaux outils bureautiques (traitement de texte, messagerie électronique…) et sait prendre des notes rapidement avec un ordinateur. Il doit notamment s’adapter à chaque interlocuteur et utiliser le ton et le vocabulaire adéquats.
• Avoir une bonne présentation : Afin de ne pas ternir l’image de son employeur, le secrétaire administratif doit se montrer accueillant, professionnel et courtois envers les visiteurs. Il répond à leurs questions et les oriente vers les bonnes personnes en cas de besoin. Il doit savoir s’exprimer correctement et ne pas craindre le contact avec public ou partenaires de l’entreprise.
• Être autonome et polyvalent : Les tâches du secrétaire administratif sont si variées qu’il doit faire preuve de réactivité et d’autonomie. Il sait passer d’une mission à une autre tout en restant organisé. Il n’hésite pas à faire des propositions pour améliorer la gestion administrative de son service.
• Etre discret : Le secrétaire administratif peut travailler sur des documents plus ou moins confidentiels. Il est impératif qu’il sache rester discret et garder pour lui certains éléments.
• Etre organisé et réactif : Le secrétaire administratif peut avoir plusieurs tâches ou dossiers à gérer en parallèle. Il est impératif qu’il soit en mesure d’organiser son temps, de respecter les délais imposés et de se montrer réactif si nécessaire. Ce professionnel doit savoir garder son calme en cas d’urgence, de problème ou face à un client mécontent.

Horaires

Le secrétaire administratif a des horaires de bureau classiques (9h-17h). La journée peut toutefois commencer plus tôt (8h) ou se terminer plus tard (18h) selon les plannings, les missions confiées et le secteur de l’entreprise ou de l’établissement public.

Conditions de travail

De manière générale, les conditions de travail du secrétaire administratif sont plutôt bonnes. Le rythme de travail peut toutefois s’accélérer périodiquement. Par exemple, les journées sont plus stressantes au moment de préparer des documents comptables et fiscaux. Le secrétaire administratif n’a pas le droit à l’erreur.

Salaire

Dans la fonction publique, la rémunération est déterminée par l’échelon et le grade du secrétaire administratif. Le traitement brut mensuel est d’environ 1 700 € en début de carrière. Avec les primes et les indemnités dont certaines dépendent de la situation personnelle, il peut atteindre 2 000 € net.

Dans le privé, le salaire minimum est le SMIC soit 1 678 € brut par mois. Il peut rapidement augmenter selon les performances du secrétaire administratif au travail. Par ailleurs, les revenus perçus lorsqu’il travaille à son compte peuvent être irréguliers. Le secrétaire administratif peut donc débuter avec 1 000 € par mois et toucher plus de 2 500 € si ses clients sont nombreux.

Études et Formations

Il faut passer un concours pour accéder à des postes dans l’administration publique. Le grade appartenant à la catégorie B, le bac est exigé. Les entreprises privées réclament également ce diplôme. En revanche, il doit correspondre au métier de secrétaire administratif. Être titulaire d’un BTS dans ce domaine permet d’accéder plus rapidement à des fonctions plus techniques que les tâches administratives de base.

Le bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGORA)

La formation préparant à ce bac professionnel dure trois ans. L’inscription est ouverte aux élèves ayant au moins terminé la troisième au collège ou possédant un certificat d’aptitudes professionnelles (CAP). Une partie de l’enseignement comporte des matières générales : français, histoire-géographie, mathématiques, éducation physique et sportive, langue vivante, etc. Une autre partie comprend des cours techniques et professionnels : gestion administrative, gestion du personnel, gestion de projets. Les enseignements sont mis en pratique par la réalisation de plusieurs stages en entreprise. Ce diplôme permet d’entrer directement dans la vie active vers les métiers de secrétaire administratif, assistant de gestion ou assistant de direction. 

BTS Support à l’action managériale

Les bacheliers de toute filière peuvent accéder au cursus de ce BTS et suivre la formation en alternance. Les étudiants apprennent à devenir des gestionnaires administratifs polyvalents initiés à la culture d’entreprise et pouvant travailler avec des collaborateurs internationaux. Le parcours comprend alors l’apprentissage des deux langues vivantes étrangères : l’anglais et l’espagnol. Une fois diplômés, ils sont capables de participer à l’amélioration des méthodes de gestion administrative et de seconder le responsable des ressources humaines.

Écoles

Plusieurs organismes proposent des formations au métier de secrétaire administratif dont les établissements suivants :

• Lycée Cluny – Mulhouse
• Greta metehor
• CFA SACEF

Débouchés

Chaque entreprise ou structure publique a besoin d’un secrétaire administratif. Ainsi, la profession est très demandée par les recruteurs. Le professionnel peut travailler dans un service d’un grand groupe. Il peut aussi assurer le secrétariat des petites entreprises. Souvent, la responsabilité y est plus importante.

Pour se spécialiser, le secrétaire administratif peut devenir assistant juridique, aide-comptable ou assistant en gestion de personnel. Il doit pour cela participer à des formations en interne ou obtenir un diplôme spécialisé de niveau bac+3.

Métiers associés

Assistant administratif

L’assistant administratif soutient les opérations quotidiennes d’une entreprise en gérant les tâches administratives telles que la gestion de documents, la correspondance, la planification des réunions et la coordination des calendriers. Il assure le bon fonctionnement du bureau en apportant un soutien logistique et organisationnel essentiel.

Assistant de gestion

L’assistant de gestion travaille en étroite collaboration avec les responsables pour assurer la coordination et le suivi des activités administratives et financières. Il peut participer à la gestion des budgets, à la préparation de rapports, à la gestion des fournisseurs et à la coordination des équipes pour maintenir l’efficacité opérationnelle.

Adjoint de direction

L’adjoint de direction assiste les dirigeants d’entreprise dans la gestion quotidienne de leurs activités. Il prend en charge la coordination des agendas, la préparation de réunions, la gestion des communications et la résolution de problèmes. Il joue un rôle clé dans le maintien de l’efficacité et de la communication au sein de l’entreprise.

Agent d’accueil

L’agent d’accueil est le premier point de contact pour les visiteurs et les clients d’une entreprise. Il accueille, informe et oriente les personnes vers les services appropriés. Il peut également gérer les appels téléphoniques, les rendez-vous et fournir des informations de base. Son rôle est crucial pour donner une première impression positive de l’entreprise.