Comment devenir Organisateur évènementiel

L’organisateur évènementiel a pour mission de concevoir, préparer et assurer la logistique et l’organisation d’évènements en tous genres. En charge de la bonne réalisation de l’évènement (gala, mariage, séminaire, foire…), il sollicite et mobilise également divers professionnels et organise les évènements de A à Z.

Présentation du métier

• Niveau d’études ou diplôme minimum : Bac +2
• Études en alternance : alternance possible
• Salaire débutant : 2 200€ bruts mensuels
• Statut : indépendant, chef d’entreprise, salarié
• Métiers associés : Chef de projet évènementiel, Chargé de communication évènementielle, Chargé de communication
• Secteur d’activité : Culture, Communication

Véritable chef d’orchestre, l’organisateur évènementiel dirige et maîtrise avec minutie et précision chaque étape et chaque aspect d’un évènement. Selon la structure pour laquelle il travaille, il peut organiser des évènements d’entreprise, des évènements sportifs ou culturels, des mariages, des conventions ou conférences… Polyvalent, organisé et réactif, ses missions sont nombreuses et variées : de la location d’une salle à la promotion de l’évènement, en passant par la gestion de prestataires ou la logistique. Selon la liberté qu’on lui laisse, il peut même avoir carte blanche pour créer l’évènement : lieu, thème, déroulement de l’évènement, etc. Il peut exercer dans de nombreux domaines, aussi bien comme salarié qu’en tant qu’indépendant ou chef d’entreprise.

Missions

• Concevoir l’évènement en respectant les contraintes et besoins du client : Dans un premier temps, l’organisateur évènementiel conçoit l’évènement en tenant compte des souhaits, demandes, besoins et contraintes du client. Il réfléchit au concept de l’évènement, à son déroulement, aux besoins logistiques et matériels et au budget nécessaire. Il doit ensuite faire valider cela au client avant d’aller plus loin.
• Piloter la partie logistique : L’organisateur évènementiel est chargé de l’évènement dans sa totalité. Il va donc devoir trouver un lieu, prévoir des services annexes tels qu’une buvette ou restauration, organiser les différentes animations, décorer les lieux si nécessaire… Pour cela, ce professionnel sélectionne des prestataires, fournisseurs et intervenants. Il veille également à la conformité règlementaire de l’évènement et des dispositifs prévus.
• Coordonner les différentes parties : L’organisateur évènementiel est l’intermédiaire entre le client et les différents prestataires. C’est lui qui coordonne l’action des prestataires (traiteur, photographe, musicien, régisseur son et lumière, animateur, personnel d’accueil…), des différents intervenants et orateurs, mais aussi de son équipe qui le seconde.

Qualités et compétences

• Être disponible et disposer d’une large amplitude horaire : L’organisateur évènementiel peut, selon la nature des évènements dont il a la charge, être amené à travailler tard, mais également à se déplacer. En effet, la majorité de son travail s’effectue en amont de l’évènement, mais sa présence le jour de l’évènement, sur place, peut souvent être requise. La disponibilité est donc une qualité indispensable pour ce métier.
• Avoir un excellent sens du contact : L’organisateur évènementiel travaille au contact de nombreux interlocuteurs. Il est en relation régulière avec son client, mais aussi avec tous les intervenants et prestataires liés à l’évènement. Ce professionnel est amené à régulièrement échanger avec eux par mail, téléphone, visio ou lors de rendez-vous physiques. Il doit ainsi disposer d’un bon sens relationnel et d’une réelle capacité à convaincre et à négocier.
• Être résistant au stress et réactif : L’organisateur évènementiel est le garant du bon déroulement de l’évènement. Il doit alors impérativement résister à la pression que pourrait lui mettre son client ou responsable, mais aussi être capable de garder son sang-froid face à des difficultés de dernière minute (un prestataire qui annule, un retard de livraison, imprévus divers…). Face à ces problèmes, l’organisateur évènementiel doit savoir s’adapter et réagir rapidement pour mener à bien sa mission.

Horaires

L’organisateur évènementiel n’a pas vraiment d’horaires.
Durant la phase préparatoire de l’évènement, il peut travailler sur une plage horaire allant de 9 à 19 h. Il pourra cependant être amené à travailler plus longtemps certains jours et à l’approche de l’évènement pour finaliser certains détails. Sa présence est souvent nécessaire le jour J, ce qui fait que ce professionnel peut parfois travailler en soirée, les weekends et jours fériés.

Conditions de travail

Les conditions de travail ne sont pas toujours faciles. L’organisateur évènementiel se retrouve souvent confronté au stress. Il peut être amené à travailler durant de longues journées, faire des heures supplémentaires, mais aussi se déplacer et être présent sur des évènements en soirée ou le week-end. Il faut disposer d’une bonne résistance au stress et physique.

Salaire

En agence ou au sein d’une entreprise, un organisateur évènementiel au profil junior pourra toucher environ 2000 – 2200 € brut par mois. Un profil senior sera, quant à lui, plutôt aux alentours des 3 000€ brut par mois.
Lorsqu’il exerce en tant qu’indépendant, l’organisateur évènementiel aura des revenus plus aléatoires. En effet, cela dépendra des contrats qu’il parvient à obtenir, de ses tarifs et de sa notoriété. En début de carrière tout particulièrement, il pourra avoir des périodes de forte activité et des périodes plutôt creuses.

Études et Formations

Pour travailler comme organisateur évènementiel, il faut généralement posséder un diplôme de niveau BAC +2 à BAC +5. Avec un niveau BAC +2, le diplômé pourra surtout démarrer sa carrière comme assistant, tandis qu’un niveau BAC +5 lui permettra plus aisément de devenir chargé de projet évènementiel.

BTS Communication

Après l’obtention du baccalauréat, l’étudiant peut s’orienter vers un BTS communication. Assez généraliste, ce cursus lui permettra d’aborder l’organisation d’évènements et d’acquérir de nombreuses compétences utiles en vue de devenir organisateur évènementiel.

Bachelor ou Licence en communication ou évènementiel

En 3 ans après le bac, la licence ou le bachelor en communication ou dans l’évènementiel permet à l’étudiant de se spécialiser dans ce domaine. Ce cursus, professionnalisant, forme de futurs professionnels de l’organisation d’évènements et de la communication. Ils apprennent à concevoir et à suivre un projet dans sa globalité.

Master en évènementiel

De niveau BAC +5, ce diplôme forme de futurs spécialistes de l’évènementiel. En deux ans, il leur apporte les connaissances et compétences nécessaires pour concevoir, piloter et coordonner toutes sortes d’évènements : galas, séminaires, salons, festivals… Le titulaire du Master en évènementiel peut travailler dans de nombreux domaines, notamment en tant que chargé de projet.

Écoles

Voici une liste des écoles qui proposent des formations pour devenir Organisateur évènementiel :

• Paris School of Tourism and Communication (ex-EPH)
• Université Côte d’Azur
• L’ISCOM – Institut supérieur de communication et de publicité
• l’ISEFAC

Débouchés

L’organisateur évènementiel pourra, au fil des années et avec de l’expérience, gravir les échelons et devenir chef de projet évènementiel ou responsable évènementiel. Selon la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille, il pourra occuper des fonctions d’encadrement et diriger sa propre équipe. En freelance, les évolutions sont plus rares, cependant l’organisateur évènementiel pourra tout de même accroître sa notoriété et développer son portefeuille clients.

Métiers associés

Chef de projet évènementiel

Le chef de projet évènementiel est responsable de la conception, de la planification et de la gestion d’évènements tels que des conférences, des salons, des concerts, etc. Il coordonne les différentes étapes, du choix du concept à la réalisation finale, en assurant la logistique, le budget et la coordination des équipes pour offrir des expériences mémorables.

Chargé de communication évènementielle

Le chargé de communication évènementielle est en charge de promouvoir et de diffuser les évènements. Il élabore des stratégies de communication, conçoit des supports publicitaires et gère les relations avec les médias. Son objectif est de maximiser la visibilité et l’impact des évènements auprès du public ciblé.

Chargé de communication

Le chargé de communication élabore et met en œuvre des stratégies de communication pour promouvoir une entreprise, un produit ou un service. Il crée du contenu, gère les médias sociaux, organise des campagnes de communication et entretient les relations avec les parties prenantes. Son rôle est de renforcer l’image et la visibilité de l’organisation.