Accueil » Comment devenir Secrétaire médicale
Métiers

Comment devenir Secrétaire médicale

Secrétaire médicale au téléphone

La secrétaire médicale est une spécialiste de la gestion administrative en milieu médico-social. Elle gère les tâches administratives des professionnels du secteur de la santé en cabinet, dans un service hospitalier ou au sein d’un centre social. Ses missions sont variées : accueil du public, prise de rendez-vous, gestion des dossiers, retranscription de comptes-rendus… Elle exerce, le plus souvent, sur place mais peut aussi télé-travailler dans certains cas.

Présentation du métier

La secrétaire médicale est chargée de l’accueil des patients, de la création de leur dossier médical et de leur suivi administratif. Garante du respect du secret médical, elle enregistre les informations personnelles et médicales des patients dans des dossiers sécurisés.

C’est une profession où il faut apprécier le contact avec les autres. En plus des patients et des professionnels de santé, elle peut collaborer avec des fournisseurs et divers prestataires (pour des travaux, du ménage, le transport d’une personne…) et aussi des secrétaires médicales d’autres établissements (pour le transfert d’un patient par exemple).

La secrétaire médicale peut travailler dans des établissements aux spécialités différentes : analyses médicales, soins de rééducation, soins infirmiers, psychologie, radiologie, etc. 

Missions

  • Accueillir les patients : Le premier rôle de la secrétaire médicale est d’accueillir les personnes et de créer ou actualiser leur dossier médical. À l’hôpital, elle suit leur parcours de leur admission à leur sortie. C’est elle qui se charge de réunir tous les documents nécessaires à leur prise en charge médicale.
  • Organiser la vie d’un service ou d’un cabinet : La secrétaire médicale s’occupe de la communication (gestion des appels, rédaction et envoi de courriers ou de mails, impression des ordonnances médicales, etc.). Elle gère aussi le planning du professionnel de santé et organise ses rendez-vous. Elle peut aussi être amenée à préparer les réunions interprofessionnelles et à rédiger les comptes-rendus.
  • Gérer la comptabilité : En fonction de ses qualifications, son employeur peut lui confier des tâches liées à la comptabilité et à la gestion financière. Elle assure la préparation, l’envoi et la réception des factures. En cas d’impayés, elle prend l’initiative de relancer les débiteurs.

Qualités et compétences

  • Être méthodique et organisée : Les missions d’une secrétaire médicale sont variées. Dans une journée, elle doit savoir passer d’une mission à une autre sans compromettre le fonctionnement de son cabinet ou de son service. En outre, ses collaborateurs comptent sur sa capacité à ordonner correctement les dossiers des patients qu’ils soient sous format papier ou électronique. Les informations médicales et confidentielles qui s’y trouvent ne doivent pas être perdues.
  • Faire preuve de patience et d’écoute : Au moment d’accueillir les patients, la secrétaire médicale peut faire face à l’agressivité de certaines personnes. Elle doit parvenir à les calmer tout en gardant son sang-froid. De plus, son empathie lui permet de rassurer les patients angoissés avant leur examen médical.
  • Maîtriser les outils informatiques : Les dossiers des patients sont majoritairement informatisés. La secrétaire médicale doit donc maîtriser les logiciels nécessaires pour réaliser une bonne gestion administrative.
  • Etre discrète : La secrétaire médicale doit impérativement rester discrète et garder confidentielles les informations qu’elle voit dans les dossiers des patients. Tout comme le médecin, ce professionnel est soumis au secret médical. Elle doit être tout particulièrement vigilante pour ne pas inverser des dossiers ou communiquer des informations confidentielles.

Horaires

La secrétaire médicale a généralement des horaires de bureau : 8h30-17h. Il est possible qu’elle effectue des heures supplémentaires pour remplacer des collègues ou accueillir un nombre important de patients en fin de journée. Selon la structure pour laquelle elle travaille, elle peut parfois travailler le samedi.

Conditions de travail

Lorsqu’elle travaille à l’hôpital, la secrétaire médicale est susceptible d’effectuer des gardes pendant les jours fériés ou les week-ends. Cela dépend de l’agenda des médecins de son service. Ce mode de travail a donc une influence parfois négative sur la vie quotidienne ou familiale. Elle doit aussi posséder une bonne résistance au stress et faire face à des patients parfois inquiets et souffrants.

Salaire

Fiche de salaire
Fiche de salaire

Dans les cabinets privés, la secrétaire médicale perçoit au minimum le SMIC, soit 1 678 € brut mensuels en début de carrière. Ce salaire peut être augmenté par des primes comme le 13e mois.

À l’hôpital, la rémunération dépend du grade et de l’échelon. Un assistant médico-administratif de classe normale débute avec 1 726 € brut par mois. À ce traitement s’ajoutent les indemnités et les primes propres aux fonctionnaires. À la fin de sa carrière, une secrétaire médicale peut gagner environ 3 000 € net mensuels.

Études et Formations

La certification professionnelle de secrétaire médicale est le minimum requis pour être embauché. Elle est obtenue à la fin d’une formation de six mois à une année accessible après un bac ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).

Le bac ST2S

Le bac ST2S se prépare pendant trois ans après avoir réussi la troisième. Pendant ce cursus, les élèves suivent des cours généraux : français, mathématiques, histoire-géographie, éducation physique et sportive, langue vivante. En parallèle, ils développent leurs savoirs en sciences médicales et sociales grâce aux matières technologiques : physique-chimie, biologie et physiopathologie humaines et sciences sanitaires et sociales.

Le certificat de secrétaire médical

Cette certification permet d’être plus facilement recruté par les employeurs. En effet, elle sanctionne des études spécifiquement au métier de secrétaire médicale. La formation correspondante dure jusqu’à un an et peut être suivie en formation initiale ou en alternance selon les établissements. Les étudiants qui ne sont pas en apprentissage peuvent découvrir le métier en entreprise grâce à des stages professionnels dans les laboratoires d’analyses médicales, les cabinets médicaux ou les cliniques.

Écoles

Trouver son école de formation

Voici quelques exemples d’écoles formant au métier de secrétaire médicale :

Débouchés

La profession de secrétaire médicale ne connaît pas la crise. Les professionnels médicaux et paramédicaux ne peuvent pas se passer des services d’une secrétaire médicale. Cette dernière est indispensable pour accueillir les patients et traiter leurs dossiers. Elle peut alors travailler dans les cabinets libéraux appartenant à des médecins, des kinésithérapeutes, des infirmiers ou des psychologues.

Outre le milieu hospitalier, elle peut être embauchée par les crèches, les centres de rééducation, les cliniques privées, les maisons de retraite, les centres d’imagerie médicale ou encore les laboratoires de biologie médicale. Dans quelques cas plus rares, elle peut être embauchée partiellement ou exclusivement en télé-travail. Son rôle sera alors, principalement, de gérer l’agenda des médecins à distance, par mail ou téléphone.

Par ailleurs, la secrétaire médicale peut trouver du travail dans la fonction publique hospitalière. Elle doit pour cela réussir le concours d’assistant médico-administratif de l’agence régionale de santé.

Si elle souhaite évoluer dans son métier, la secrétaire médicale peut se former en interne afin d’acquérir des compétences spécifiques (comptabilité, informatique…). Ses années d’expérience lui permettent aussi d’encadrer des secrétaires médicales qui débutent dans le métier aussi bien dans la fonction publique que dans le privé.

Enfin, il existe plusieurs passerelles permettant à la secrétaire médicale de changer de métier. Elle peut ainsi s’orienter vers les professions d’infirmier, d’éducateur spécialisé ou d’assistant social par exemple.

Métiers associés

Secrétaire administratif

Le secrétaire administratif joue un rôle clé dans la gestion des tâches administratives d’une organisation. Il prend en charge la correspondance, la gestion des dossiers, la planification des réunions et la coordination des calendriers. Il assure un soutien essentiel aux équipes en veillant à ce que les opérations se déroulent de manière fluide et organisée.