La secrétaire vétérinaire travaille au sein des cabinets et des cliniques vétérinaires où elle exécute des missions de gestion administrative. Ce professionnel est généralement en charge de l’accueil des patients, de la prise de rendez-vous, de la réception d’appels ou encore, de répondre aux questions des propriétaires d’animaux. Il s’occupe également de diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure comme l’édition et l’envoi de facture, l’archivage de documents et la mise à jour de dossiers. Tout comme pour n’importe quel poste de secrétaire, l’organisation et la rigueur sont des qualités nécessaires pour ce rôle.
Présentation du métier
- Niveau d’études ou diplôme minimum : Bac
- Études en alternance : Alternance impossible
- Salaire débutant : 1 678 € par mois
- Statut : Salarié
- Métiers associés : Secrétaire administratif, Secrétaire médicale
- Secteur d’activité : Secrétariat, Accueil, Animaux
La secrétaire vétérinaire a tout d’une secrétaire administrative. Elle prend en charge les tâches administratives courantes d’un cabinet vétérinaire telles que l’accueil de la clientèle, la rédaction de courriers ou la préparation de dossiers.
Sa particularité est celle de travailler au contact des professions spécialisées dans le soin aux animaux : vétérinaires, soigneurs animaliers, etc. Elle les assiste dans leur gestion administrative, parfois comptable, et veille au renouvellement des stocks. Elle peut également vendre des produits non médicamenteux. En revanche, elle ne côtoie pas directement les animaux.
En outre, la secrétaire vétérinaire est garante de la propreté de l’établissement. Elle est donc amenée à réaliser le nettoyage et l’entretien des locaux. Elle peut également répondre au téléphone, accueillir les patients ou visiteurs et donner divers renseignements. Toutes ces fonctions font de cette profession un métier où la polyvalence domine.
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Missions
- Réaliser l’accueil des clients : La secrétaire vétérinaire accueille les clients et organise l’entrée de leurs animaux au sein du cabinet. Elle organise l’agenda des vétérinaires et planifie les rendez-vous par téléphone ou mail.
- Gérer les stocks du cabinet : Elle vérifie l’état des stocks du matériel et des fournitures. Elle anticipe les manques et procède à un réapprovisionnement en cas de besoin. Elle a donc des contacts réguliers avec les fournisseurs. Les réserves doivent donc être suffisantes afin que les vétérinaires puissent exercer correctement leur travail au quotidien.
- Assurer la communication du cabinet : La secrétaire vétérinaire représente le cabinet et son personnel auprès des personnes extérieures. Elle communique par téléphone ou rédige des courriers et des mails afin de transmettre les bonnes informations aux propriétaires d’animaux ainsi qu’aux fournisseurs et autres entreprises partenaires.
- Prendre en charge la comptabilité : Selon ses attributions, elle est chargée de l’édition et du suivi des factures, des relances en cas d’impayés et de l’archivage des pièces justificatives.
Qualités et compétences
- Être à l’écoute : Secrétaire vétérinaire est un métier d’accueil qui requiert un excellent sens du relationnel. Cela permet de renseigner les clients efficacement et de les rassurer en cas d’inquiétude pour leur animal. La secrétaire vétérinaire doit également utiliser ce savoir-être auprès de ses différents collaborateurs. Cela ne peut que contribuer à un bon environnement de travail.
- Faire preuve d’organisation : Du fait de la polyvalence de son métier, la secrétaire vétérinaire doit assurer chacune de ses fonctions avec la même implication. Méthodique, elle sait donc rester organisée pour jongler entre les fonctions administratives, la comptabilité et la gestion des stocks. Elle doit faire preuve de beaucoup de rigueur pour être capable de répondre au téléphone, par exemple, puis de revenir à sa tâche en cours.
- Avoir d’excellentes aptitudes en secrétariat : La rédaction de courriers, le renseignement de tableaux de suivi, l’établissement de devis et de factures sont autant de missions confiées à la secrétaire vétérinaire. Elle doit donc posséder de très bonnes connaissances en gestion administrative, maîtriser les outils bureautiques et connaître les bases de la comptabilité.
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Horaires
Quel que soit son lieu de travail, la secrétaire vétérinaire a généralement des horaires de bureau : 8h30-17h. Elle peut néanmoins travailler tard le soir selon le planning des vétérinaires et si l’afflux des clients le nécessite. Selon l’établissement pour lequel elle travaille, elle peut également travailler le samedi (matin ou journée entière).
Conditions de travail
Les situations d’urgence n’épargnent pas la secrétaire vétérinaire qui doit faire preuve de réactivité pour assister correctement ses employeurs. De plus, elle peut être souvent confrontée au stress ou à la peine des clients. Cela implique de garder son sang-froid et d’assurer son travail même en cas de situations conflictuelles. Enfin, la secrétaire vétérinaire peut travailler pendant les week-ends et les jours fériés. Étant souvent la seule secrétaire d’un vétérinaire, elle est souvent sollicitée et peut être amenée à faire des heures supplémentaires.
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Salaire
La secrétaire vétérinaire gagne en début de carrière le SMIC soit environ 1678 € brut si elle travaille à temps complet. Certains employeurs accordent des primes en fonction de la politique de gestion du personnel (13e mois par exemple). Son salaire augmente au fil des années d’expérience et en fonction de ses qualifications.
Études et Formations
La secrétaire vétérinaire peut exercer son métier sans diplôme. Toutefois, les recruteurs exigent une formation minimale en secrétariat et en santé animale. Il est donc conseillé d’obtenir un bac spécialisé puis de se former spécifiquement au métier de secrétaire vétérinaire.
Le bac professionnel AGORA (assistance à la gestion des organisations et de leurs activités)
En formation initiale ou en apprentissage, le bac professionnel AGORA se prépare en trois ans. Accessible après la validation de la troisième, le parcours propose des stages d’immersion en entreprise de six à huit semaines par an. Le diplôme sanctionne les apprentissages des disciplines générales (mathématiques, histoire-géographie, français, langue vivante…) et techniques (ressources humaines, gestion de projets, gestion administrative, communication, économie…).
Formation secrétaire vétérinaire
D’une durée de six mois à deux ans selon les organismes, la formation de secrétaire vétérinaire comporte des matières professionnelles centrées sur les animaux. Les élèves se familiarisent avec la médecine animale et les soins prodigués aux animaux domestiques (chats, chiens) et à d’autres animaux comme ceux qui évoluent dans un parc zoologique. Ils apprennent les techniques d’assistance vétérinaire et étudient les comportements des animaux afin de mieux les soigner.
Une partie de la formation est consacrée aux missions de secrétariat (organisation des rendez-vous, accueil téléphonique et physique, maîtrise des outils informatiques…).
Les étudiants peuvent effectuer des stages professionnels pour mettre en pratique leurs savoirs. C’est d’ailleurs un atout à présenter aux recruteurs.
Ecoles
Voici quelques établissements formant au métier de secrétaire vétérinaire :
Débouchés
La secrétaire vétérinaire travaille dans les cabinets, les cliniques ou les centres hospitaliers vétérinaires. Les postes sont toutefois plus rares que ceux des secrétaires administratives. D’ailleurs, certains recruteurs choisissent de se tourner vers les personnes titulaires d’un diplôme de secrétaire médicale.
Le métier de secrétaire vétérinaire correspond au deuxième échelon des salariés des établissements vétérinaires. Pour évoluer, la secrétaire vétérinaire peut se former en santé animale et occuper des postes d’auxiliaires vétérinaires. Cela lui permet d’apporter son aide pour les soins et les interventions chirurgicales. En cumulant plusieurs années d’expérience, elle peut obtenir le titre d’auxiliaire spécialisé vétérinaire et avoir plus de responsabilités. Il est donc tout à fait possible d’évoluer pour travailler partiellement aux côtés du vétérinaire.
Métiers associés
Secrétaire administratif
Le secrétaire administratif joue un rôle clé dans la gestion des tâches administratives d’une organisation. Il prend en charge la correspondance, la gestion des dossiers, la planification des réunions et la coordination des calendriers. Il assure un soutien essentiel aux équipes en veillant à ce que les opérations se déroulent de manière fluide et organisée.
Secrétaire médicale
La secrétaire médicale est un maillon essentiel du personnel médical. Elle gère l’accueil des patients, prend les rendez-vous, gère les dossiers médicaux et assure la communication entre les médecins et les patients. Sa précision et sa discrétion sont cruciales pour maintenir l’efficacité de la clinique ou du cabinet médical.
