Comment devenir Office Manager

L’office manager est le bras droit d’un dirigeant de Start-up, TPE (très petite entreprise) ou PME (petite ou moyenne entreprise). Il peut aussi exercer en Freelance.

Présentation du métier

• Niveau d’études ou diplôme minimum : Bac +2
• Études en alternance : possibles
• Salaire débutant : 2 000 euros bruts mensuels
• Statut : salarié
• Métiers associés : Assistant de gestion PME-PMI, Assistant de direction, Assistant RH, Assistant comptable
• Secteur d’activité : Secrétariat, Comptabilité et gestion

L’office manager est très polyvalent. Son rôle est différent de celui d’un assistant de direction puisqu’il a un niveau de responsabilité plus élevé. Il a davantage de tâches et peut aussi encadrer des assistants de direction. Il supervise le fonctionnement d’une entreprise (plus rarement d’un service) et permet ainsi au directeur de se concentrer sur d’autres activités. Le rôle de l’office manager dépend beaucoup de la taille de la structure.

Missions

• Assister le dirigeant : il s’occupe de toutes les tâches qui prennent du temps au dirigeant. Il traite donc le courrier, organise l’agenda, programme les réunions, s’assure de l’approvisionnement en matériel, répond au téléphone…
• Gérer le budget et l’administratif : selon la taille de l’entreprise, l’office manager peut également se charger de la comptabilité et du suivi de la trésorerie. Il peut aussi avoir un rôle dans la gestion du personnel.
• S’assurer de la communication interne et externe : l’office manager se charge de transmettre les dates de réunions, de congés ou autres informations aux salariés. Il peut aussi organiser des rendez-vous avec des intervenants extérieurs et les accueillir au sein de l’entreprise.

Qualités et compétences

• Avoir une bonne présentation : bras droit du directeur, l’office manager représente aussi l’entreprise. Il se doit donc d’avoir une tenue correcte et d’employer un langage adapté. D’ailleurs, il maîtrise parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit.
• Avoir le sens du contact : c’est l’interlocuteur de l’ensemble des salariés et des intervenants extérieurs. Il doit ainsi avoir un excellent relationnel. Il veille au bien-être des équipes qui ne doivent manquer de rien pour travailler dans les meilleures conditions. Il sait s’adapter aux différents interlocuteurs (comptable, clients, fournisseurs…). Parler anglais est souvent demandé.
• Savoir s’organiser, s’adapter, être autonome : l’office manager doit être capable de gérer plusieurs dossiers et demandes en même temps. Une grande autonomie et la capacité de s’adapter et de faire évoluer l’organisation de sa journée en fonction des besoins est nécessaire. Il fait aussi preuve d’initiative et n’est jamais une charge pour le dirigeant.
• Maîtriser les outils bureautiques : plannings, rédaction de rapports, de bilans, tableaux de budgets… tout se fait sur informatique. L’office manager doit donc maîtriser l’ensemble des outils.

Horaires

Les journées peuvent être longues, car l’office manager est souvent sollicité. Il n’est pas rare de dépasser les 35 heures par semaine.

Conditions de travail

C’est un métier stressant, car l’office manager supervise de nombreuses activités. Il a une responsabilité importante dans l’entreprise. Il doit être capable de prioriser les demandes et de jongler entre un appel téléphonique, la gestion comptable et l’entrée d’un nouveau salarié dans l’entreprise, par exemple.

Salaire

Le salaire d’un office manager dépend, bien sûr, de l’expérience de celui-ci, mais aussi de la taille de la structure qui l’emploie. Ainsi, le salaire d’un débutant sera d’environ 2 000 euros bruts mensuels et pourra évoluer jusqu’à atteindre 4 000 euros bruts par mois pour un office manager expérimenté.

Études et Formations

Il n’y a pas de formation spéciale pour devenir office manager. En effet, c’est un métier récent. Comme il s’agit d’épauler un directeur, une formation en tant qu’assistant de direction sera appréciée par les recruteurs. Un bac +2 est le niveau minimum attendu.

BTS

Les BTS se préparent en 2 ans après un baccalauréat. Les BTS gestion de PME, support à l’action managériale ou encore comptabilité-gestion sont particulièrement adaptés.

Licence professionnelle

Elle dure 1 an après un BTS. Les licences pro en gestion, en communication, AES (administration économique et sociale) ou mention management des organisations permettent ainsi de se spécialiser davantage.

Écoles

Voici une liste des écoles qui proposent des formations pour devenir office manager :

• IFCE
• Pigier
• Fénélon – Cambrai
• Greta CFA Aquitaine
• ISIFA

Débouchés

L’office manager peut évoluer vers un poste de responsable des services généraux ou de directeur administratif et financier dans une entreprise plus importante.

Métiers associés

Assistant de gestion PME-PMI

L’assistant de gestion PME-PMI soutient la direction dans la gestion quotidienne d’une petite ou moyenne entreprise. Il assure des tâches administratives, comptables et commerciales, contribuant ainsi à l’efficacité et à la coordination des opérations au sein de l’entreprise.

Assistant de direction

L’assistant de direction apporte un soutien essentiel au dirigeant ou au cadre supérieur. Il gère les agendas, les communications, la préparation de réunions et dossiers. Il est un élément clé pour assurer une organisation fluide et une gestion efficace.

Assistant RH

L’assistant RH collabore avec le service des ressources humaines pour la gestion administrative du personnel. Il assure le suivi des dossiers des employés, la préparation des contrats, la gestion des congés et participe à la coordination des activités liées au capital humain.

Assistant comptable

L’assistant comptable soutient le service comptabilité en enregistrant les opérations financières, en préparant les documents comptables et en participant à l’établissement des comptes. Son travail précis et organisé contribue au bon suivi de la santé financière de l’entreprise.