Comment devenir Adjoint administratif

L’adjoint administratif réalise de nombreuses tâches en lien avec l’administration, le secrétariat et/ou la comptabilité. Il travaille dans une institution de la fonction publique. Ainsi, il a le statut de fonctionnaire de la fonction publique, catégorie C.

Présentation du métier

• Niveau d’études ou diplôme minimum : aucun diplôme minimum requis. Reçu sur concours de catégorie C
• Études en alternance : pas d’alternance possible
• Salaire débutant : SMIC + primes (Salaire Adjoint administratif)
• Statut : fonctionnaire
• Métiers associés : Assistant administratif, Adjoint de direction, Secrétaire de direction, Officier d’état civil
• Secteur d’activité : Fonction publique, Secrétariat, Comptabilité et Gestion

Selon la structure dans laquelle l’adjoint administratif évolue, ses missions se diversifient. De manière générale, il a en charge l’accueil du public, la réception des appels téléphoniques (entrants et sortants) ainsi que la gestion comptable. À cela s’ajoute de nombreuses tâches administratives telles que le traitement du courrier, le classement de dossiers, l’archivage de documents, mais également la mise à jour de tableurs. Il travaille dans une mairie, une collectivité locale, une bibliothèque, à la préfecture ou dans un ministère. C’est véritablement le lieu d’affectation qui détermine la nature de ses missions.

Missions

• Accueillir le public : Selon la structure publique dans laquelle il travaille, l’adjoint administratif reçoit plus ou moins de public. Quoi qu’il en soit, il accueille les gens et les renseigne du mieux possible. Il est le premier point de contact et par la même, le représentant de l’institution dans laquelle il travaille. Comme fonctionnaire de l’État, son rôle d’accueil est très important.
• Connaître les règlements administratifs : L’adjoint administratif exerce son métier en parfaite connaissance des différents règlements administratifs en lien avec son organisation, d’une part et l’administration dans laquelle il travaille, d’autre part. De ce fait, il maîtrise la gestion des dossiers administratifs en lien avec son lieu d’affectation.
• Réaliser des tâches de secrétariat et de comptabilité : L’adjoint administratif effectue de nombreuses tâches administratives courantes, ainsi que des missions comptables simples. Les tâches sont variées et diffèrent selon l’administration publique dans laquelle il se trouve.

Qualités et compétences

• Aimer le contact avec les autres : L’adjoint administratif travaille au contact des autres. Il fait donc preuve d’un bon sens du relationnel. Il est agréable, accueillant et attentif aux différentes demandes du public.
• Être organisé : De nombreuses tâches à effectuer sont en lien avec le classement ou l’organisation (gestion des plannings et des réunions, réalisation de comptes-rendus de réunions…). C’est pourquoi, faire preuve d’un grand sens de l’organisation est important.
• Maîtriser le Pack Office : L’adjoint administratif rédige des courriers, met à jour des tableurs et réalise d’autres tâches nécessitant l’utilisation des logiciels du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Il maîtrise donc parfaitement l’intégralité de ces logiciels et se sent à l’aise avec l’utilisation quotidienne d’un ordinateur.
• Avoir le respect de la hiérarchie : Les administrations sont des lieux qui possèdent une hiérarchie importante. L’adjoint administratif est à l’aise avec ce fonctionnement et fait preuve de beaucoup de respect envers ses supérieurs.

Horaires

Les horaires de travail d’un adjoint administratif sont confortables. En effet, il travaille entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi. Ses horaires sont donc réguliers.

Conditions de travail

Les conditions de travail sont assez agréables. Ce métier ne présente aucune pénibilité physique particulière. L’adjoint administratif exerce sa profession en position assise, devant un ordinateur. À noter tout de même que les tâches sont assez répétitives.

Salaire

• Salaire débutant : 1 500 euros bruts par mois
• Salaire confirmé : 1 800 euros bruts par mois
• Salaire senior : 2 100 euros bruts par mois

Études et Formations

Pour devenir adjoint administratif, aucun diplôme minimum n’est requis. L’admission se fait sur concours, à partir du niveau 3ᵉ. Par contre, suivre un Bac pro AGOrA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités) est fortement conseillé.

Bac pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA)

Ce bac professionnel forme les futurs gestionnaires administratifs. À la suite de l’obtention de ce diplôme, les bacheliers intègrent des administrations, des collectivités territoriales, voire des associations. L’apprentissage se concentre sur la réalisation de tâches administratives diverses ainsi que sur les bases de la comptabilité.

Concours – Recrutement de l’adjoint administratif de l’État

Ce concours administratif de catégorie C se compose de deux épreuves écrites.

La première s’intitule administration générale. Elle consiste en une explication de texte.

La deuxième, s’intitule administration et dactylographie. Elle évalue le niveau de français du candidat, c’est-à-dire, son orthographe, sa grammaire et son vocabulaire.

En cas d’admissibilité, le candidat sera convoqué à une dernière épreuve, orale, cette fois-ci. L’oral, dit de mise en situation, dure 30 minutes. Les membres du jury évaluent les capacités du candidat à accueillir du public, à utiliser un ordinateur et à réaliser toute autre type de tâches administratives.

Pour mettre toutes les chances de son côté, il est possible de faire une année de préparation au concours grâce à l’enseignement à distance via le CNED ou dans certains Greta.

Autre manière de devenir adjoint administratif

Il existe deux manières de devenir adjoint administratif de premier grade, sans passer de concours.

Premièrement, il existe un recrutement direct. Chaque année, une session de recrutement sans concours se tient, pour laquelle il n’existe aucun critère d’âge ni de diplôme. Par contre, le recrutement s’effectue sur dossier.

Secondement, par la voie du PACTE. En d’autres termes, le Parcours d’Accès aux Carrières Territoriales, hospitalière de l’État, s’adresse aux jeunes jusqu’à 28 ans, non diplômés (ou d’un niveau inférieur au Bac) souhaitant intégrer des carrières de la fonction publique. Les inscriptions se font uniquement via Pôle Emploi. Il faut donc réaliser une inscription préalable dans l’agence la plus proche de chez vous. Ce parcours se déroule sous la forme d’une alternance. D’une durée de 12 à 24 mois, elle comporte une période d’essai de 2 mois. Pour intégrer la voie du PACTE, il faut constituer un dossier à l’aide de son conseiller Pôle Emploi. Si sélectionné, le candidat passe alors devant une commission. Le nombre de places est limité.

Écoles

Voici une liste des écoles qui proposent des formations pour devenir Adjoint administratif :

• Lycée Jean Mermoz
• Lycée Virginia Henderson
• Lycée professionnel La Paix
• Lycée Tristan Bernard 
• Pôle Emploi
• Greta – CFA – Loire-Atlantique

Débouchés

De nombreuses évolutions professionnelles sont envisageables pour les adjoints administratifs. En interne, il est possible de passer d’autres concours afin de gravir les échelons. Ainsi, l’adjoint administratif peut espérer devenir adjoint administratif principal de 2ᵉ puis de 1ʳᵉ classe. Ensuite, il peut même monter en grade comme rédacteur ou secrétaire administratif de catégorie B.

Métiers associés

Assistant administratif 

L’assistant administratif fournit un soutien essentiel aux tâches administratives au sein d’une entreprise. Il gère les appels, les courriels, organise les calendriers, prépare des documents et assure la coordination interne. Son rôle est crucial pour maintenir l’efficacité et la fluidité des opérations au quotidien.

Adjoint de direction 

L’adjoint de direction assiste les cadres supérieurs dans la gestion administrative et organisationnelle. Il coordonne les communications, planifie les réunions, gère les documents confidentiels et peut participer à des projets spécifiques. Son rôle contribue à la prise de décision et à la coordination au sein de l’entreprise.

Secrétaire de direction 

La secrétaire de direction assure la gestion administrative du bureau du directeur. Elle gère les communications, organise les rendez-vous, prépare les rapports et assure la logistique des réunions. Son rôle de soutien est crucial pour maintenir l’efficacité et l’organisation au plus haut niveau de l’entreprise.

Officier d’état civil 

L’officier d’état civil enregistre les événements civils tels que les naissances, mariages et décès. Il délivre des actes officiels, assure la documentation légale et veille au respect des réglementations. Son rôle est essentiel pour maintenir des registres précis et garantir les droits civils des individus.